Materi SPM bab 3_ Perilaku Dalam Organisasi

Bab 3

Perilaku Dalam Organisasi

Sistem pengendalian Manajemen yang baik akan mempengaruhi perilaku anggota organisasi, apabila terdapat goal congruence dalam organisasi., yaitu suatu kondisi yang diperoleh dari usaha anggota organisasi dalam mencapai goal nya masing-masing juga membantu tercapainya goal organisasi. Untuk memahami konsep goal congruence, perlu diketahui factor yang mempengaruhi goal congruence, yaitu system formal dan informal. Sistem formal dikelompokkan menjadi: atura dan metode sistematis dalam perencanaan dan pengendalian.

Dalam bab ini juga dibicarakan beberapa bentuk struktur organisasi, system pengendalian manajemen yang efektif harus sesuai dengan struktur organisasinya. Dan selanjutnya akan dibahas mengenai Controller dan perannya dalam organisasi, sebagai orang bertanggungjawab untuk merancang dan menjalankan system pengendalian manajenmen.

Goal Congruence:

Konsep Mean - end analysis:

Organisasi mempunyai tujuan, tentunya pimpinan puncak akan berusaha untuk mencapai tujuan tersebut bersama anggota organisasi lainnya. Akan tetapi anggota organisasi mempunyai tujuan yang bervariasi yang belum tentu sama denga tujuan organisasi. Tujuan utama dari Sistem Pengendalian Manajemen untuk mengupayakan terjadinya “Goal Congruence”. Dalam proses Goal Congruence, tindakan yang dilakukan anggota organisasi ditujukan untuk mencapai tujuan individu yang juga memberi manfaat pada organisasi.

            Pada kenyataannya sulit untuk mencapai goal congruence yang sempurna, umumnya anggota organisasi mengharapkan kompensasi sebanyak mungkin disisi lain organisasi mengharapkan laba semaksimal mungkin. Dalam pengendalian manajemen akan berusaha mendorong anggota organisasi melakukan kegiatan untuk kepentingan organisasi, untuk itu pimpinan harus dapat melakukan:

1.      Tindakan yang dapat memotivasi anggota organisasi melakukan usaha untuk memenuhi tujuannya (individu)

2.      Tindakan tersebut juga mempunyai kontribusi pada kepentingan organisasi.

Proses goal congruence dapat dijelaskan melalui hubungan antara pimpinan dan bawahan melalui konsep mean-end analysis. Goal pimpinan dikomunikasikan pada bawahannya, yang diharapkan akan membantu tujuan tersebut. Hal ini merpakan tujuan dari bawahan yang diteruskan pada level yang lebih bawah lagi dst. Level bawah harus menetapkan goalnya sesuai dengan goal yang diatasnya yaitu yang dibentuk dari hasil komunikasi antar atasan dan bawahan.

Faktor yang mempengaruhi goal Congruence:

Faktor Informal:

Faktor Eksternal

Yaitu norma mengenai perilaku yang diyakini dalam suatu lingkungan social dimana organisasi berada. Norma ini termasuk beberapa atitut, yang tercermin pada etika kerja, yang mendorong karyawan loyal, membuat mereka bangga menjadi bagian dari organisasi.

Faktor Internal:

1. Kultur:

yaitu Keyakinan,  nilai, norma dan asumsi yang diterima dalam suatu organisasi yang tercermin pada setiap tindakan yang dilakukan anggota organisasi. Pada umumnya kultur organisasi tidak berubah dalam jangka panjang. Beberapa tindakan sudah merupakan kebiasaan dan dilakukan secara otomatis karena sudah menunjukkan cara yang dilakukan dilingkungan tersebut.Kultur organisasi juga dipewngaruhi kebijakan dan sifat dari pimpinan, dan juga anggota organisasi lainnya.

2. Gaya kepemimpinan.

Tindakan yang dilakukan anggota organisasi merefleksikan sikap yang dimiliki pimpinannya. Terdapat tiga bentuk kepimpinan yaitu:

1. Internal Control Style, yaitu kepemimpinan yang memberikan kesempatan semua anggota organisasi untuk berpartisipasi dalam menentukan kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan.
2. Eksternal Control Style, yaitu kepemimpinan yang bersifat otoriter, jadi semua keputusan mengenai tindakan yang akan dilakukan ditentukan oleh pimpinan.
3. Mixed Control Style, yaitu kombinasi antara internal dan eksternal Control style, setiap anggota organisasi mempunyai kesempatan berpartisipasi tetapi masih diarahkan dari pimpinan.
2. Organisasi Informal.

Yaitu organisasi yang terbentuk bukan karena adanya ketentuan formal, tetapi karena adanya kontak individu. Komunikasi dapat terjadi tanpa mengikuti ketentuan formal. Misalnya staf bagian pemasaran seharusnya hanya berkomunikasi dengan pimpinan bagian pemasaran, tetapi dia bias berkomunikasi dengan anggota organisasi lain yang tidak dari pemasaran.

4. Persepsi dan Konflik

Dalam melakukan kegiatan untuk mencapai goal organisasi, manajer operasional harus tahu mengenai goal organisasi dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai goal tersebut. Manajer menerima informasi dari berbagai sumber baik formal (anggaran dan berbagai dokumen resmi) maupun informal ( dari berbagai pembicaraan). Seringkali informasi yang diterima tidak selalu mudah dipahami, sehingga akan memberikan masalah dalam organisasi.Selain itu berbagai informasi yang diterima dapat menimbulkan konflik, misalnya pimpinan diharapkan dapat mencapai laba setinngi mungkin pada tahun ini, sehingga ada beberapa kegiatan yang tidak dilakukan, misalnya pelatihan karyawan, karena tindakan ini akan meningkatkan laba tahun ini, tetapi mungkin akan mengurangi laba tahun depan.

Sistem Pengendalian formal :

1. Rules (aturan), yaitu semua bentuk instruksi dan pengendalian formal seperti : perintah kerja, diskripsi jabatan, prosedur operasional standard, manual dan pedoman etika.
2. Pengendalian phisik, system keamanan, kunci gudang, password computer dll
3. Manual, cara kerja yang dibuat secara tertulis
4. Sistem Keamanan
5. Pengendalian operasional

Proses Pengendalian Formal:

Kinerja memu askan?

Perencanaan strategik

Bentuk Organisasi

Pada umumnya strategi organisasi mempengaruhi struktur organisasi. Dan jenis struktur organisasi akan mempengaryhi Sistem Pengendalian Manajemen. Struktur organisasoi dapat dikelompokkan menjadi tiga katagori, yaitu:

1)      Organisasi Fungsional, setiap manajer bertanggungjawab pada fungsi organisasi, misalnya produksi, pemasaran.

2)      Organisasi unit bisnis, setiap manajer mempertanggungjawaban aktivitas unitnya, dan unit bisnis merupakan bagian organisasi yang semi independent.

3)      Organisasi matrix, setiap fungsi mempunyai tanggung jawab ganda

Organisasi Fungsional:

Bentuk struktur organisasi ini memanfaatkan spesialisasi pada setiap fungsi organisasi. Manajer produksi dan manajer pemasaran akan memberikan kontribusi yang terbaik pada fungsi yang sesuai dibandingkan seorang manajer yang harus melakukan kedua fungsi bersamaan. Dan selanjutnya setiap manajer fungsional dapat memberikan pengawasan yang lebih baik pada karyawan ditingkatkan lebih rendah. Sehingga keunggulan dari struktur organisasi fungsional adalah efisiensi. Sedangkan kelemahannya ada beberapa yaitu:

1.      Sulit untuk menentukan efektifitas tiap fungsi organisasi

2.      Apabila terjadi permasahan antara fungsi organisasi, harus diselesaikan pada level pimpinan puncak.

3.      Struktur ini tidak sesuai bagi organisasi yang melakukan diversifikasi

4.      Koordinasi antar fungsi sulit dilakukan ( misalnya pengembangan produk baru)

Organisasi unit Bisnis:

Bentuk struktur organisasi ini diharapkan dapat mengatasi permasalahan pada struktur organisasi fungsional. Organisasi Unit Bisnis atau juga disebut Divisi, mempertanggungjawabkan semua fungsi yang terdiri dari fungsi produksi dan pemasaran untuk setiap lini produk. Pimpinan unit bisnis bertindak seakan-akan merupakan pimpinan organisasi yang independent. Mereka bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan perencanaan, koordinasi dari setiap fungsi yang berbeda.

Keunggulan dari bentuk struktur organisasi ini adalah:

1.      Sarana pelatihan Manajer

2.      Keputusan dilakukan lebih cepat

Dan kelemahannya adalah:

1.      Mungkin terdapat kegiatan yang sam ditiap unit bisnis

2.      Mungkin kesulitan untuk memperoleh tenaga yang terlatih

3.      Konflik antar unit bisnis

Organisasi Matrix:

Struktur organisasi ini merupakan kombinasi antara struktur organisasi fungsional dan unit bisnis, yang ditujukan untuk memanfaatkan keunggulan dari masing-masing struktur organisasi. Struktur organisasi membentuk beberpa fungsi organisasi yang bertanggung jawab untuk membantu beberapa unit bisnis yang dilakukan. Sehingga struktur ini dapat memanfaatkan efisiensi setiap fungsi organisasi dan keputusan setiap unit bisnis dapat dilakukan dengan sesuai dan cepat oleh masing-masing unit bisnis.

CONTROLLER

Controler adalah individu yang bertanggung jawab untuk merancang dan mengoperasikan Sistem Pengendalian Manajemen.

Kegiatan Controler meliputi:

1.      Merancang dan menjalankan system informasi dan pengendalian

2.      Membuat laporan dan pelaporan keuangan bagi pihak eksternal

3.      Menyajikan dan menganalisa laporan kinerja, mengiterpretasikan laporan pada manajer, analisa program dan anggaran dari berbagai segmen yang ada dalam organisasi dan mengkonsolidasikan menjadi anggaran organisasi secara keseluruhan

4.      Melakukan supervise pengendalian internal dan prosedur pengendalian akuntansi untuk meyakinkan keabsahan informasi, membuat system keamanan asset dan informasi serta menjalankan pemeriksaan operasional

5.      Mengembangkan SDM Controller organisasi

Dalam Struktur organisasi, Controller merupakan fungsi Staff. Meskipun Controler bertanggung jawab untuk merancang dan menjalankan system untuk memperoleh informasi, pemakai informasi tersebut adalah manajer yang ada dalam struktur. Controler bertanggung jawab menetapkan dan menganalisa pengukur pengendalian dan memberkan rekomendasi tindakan yang harus dilakukan. Tugas yang lainnya adalah memonitor pengeluaran yang dilakukan oleh pimpinan puncak, melalui system akuntansi. Controller tidak melakukan keputusan manajemen, pertanggungjawaban keputusan ada pada manajer. Keputusan yang dilakukan controller adalah mengenai implementasi  kebijakan yang ditetapkan manajer, Controller juga mempunyai peran penting dalam menetapkan program yang akan dijalankan beserta anggaran.

Controller Unit Bisnis

Controller unit bisnis mempunyai dua pimpinan, yaitu corporate controller yang bertanggung jawab pada system pengendalian secara keseluruhan dalam organisasi dan disisi lain dia juga mempunyai tanggung jawab pada manajer unit bisnis yang dibantunya. Pada beberapa organisasi controller divisi melaporkan tugasnya pada manajer unit bisnis dan hubungannya dengan corporate controller tidak langsung. Ada juga organisasi yang menetapkan controller divisi melaporkan tugasnya pada corporate controller.