Materi Komunikasi bisnis_Penulisan Lap Singkat

PENULISAN LAPORAN SINGKAT

A . Karakteristik Laporan Singkat

            Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. Secara umum, laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan preliminary parts (seperti lembar halaman judul, surat pengantar, daftar isi, dan rangkuman atau abstrak) karena hanya terdiri atas satu atau dua halaman saja. Oleh karena itu, laporan singkat lebih menekankan pada tubuh (body) suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian penutup.

            Selain itu, laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain :

a.       Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.

b.      Grafik untuk lebih menekankan penulisan.

c.       Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.

d.      Format memo atau surat.

B. Membuat Laporan Bisnis yang Baik

            Laporan bisnis yang dibuat oleh suatu organisasi sangat diperlukan untuk berkomunikasi baik dengan pihak intern maupun ekstern organisasi. Beberapa laporan diperlukan sebagai dokumentasi yang bersifat permanen (tetap); sementara yang lainnya diperlukan untuk memecahkan masalah atau sekedar menjawab suatu pertanyaan. Adakalanya suatu laporan mengalir dari pimpinan ke bawahan sebagai pertanggungjawaban terhadap berbagai keputusan atau kebijakan yang telah dilaksanakan oleh suatu organisasi. Tetapi, adakalanya suatu laporan mengalir dari bawahan ke pimpinan sebagai alat untuk memantau kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit atau departemen-departemen yang ada dalam suatu organisasi

            Tujuan mengembangkan suatu laporan adalah membuat informasi sejelas mungkin. Katakan kepada para pembaca apa yang perlu mereka ketahui, tidak lebih dan tidak kurang, dan sajikan suatu informasi yang dapat memenuhi kebutuhan atau keinginan mereka. 

            Ada tiga hal yang harus ada dalam suatu laporan bisnis :

1. Akurat

Hal pertama yang harus diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Informasi yang tidak mengandung kebenaran, tidak akurat, atau tidak lengkap, akan berakibat pada kemunduran, kemerosotan, atau bahkan semakin memudarnya reputasi suatu organisasi di hadapan masyarakat pada umumnya.

Beberapa hal berikut ini akan dapat membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :

a.       Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.

b.      Laporkan semua fakta yang relevan.

c.       Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.

d.      Berilah bukti-bukti terhadap kesimpulan yang dibuat.

e.       Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan.

f.       Jaga bias pribadi dalam suatu laporan

2. Keputusan yang Baik

Laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk kepentingan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Karena laporan bisnis merupakan dokumen resmi yang dibaca oleh masyarakat luas, sudah sepantasnya untuk tetap menjaga etika bisnis.

Di lain pihak, pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :

a.       Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.

b.      Melihat fakta-fakta yang tersedia.

c.       Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.

d.      Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.

e.       Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.

3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif

Sebelum menulis, kita harus memutuskan akan menggunakan format surat yang seperti apa serta gaya penulisan yang bagaimana. Dalam hal ini, ajukan pertanyaan berikut pada diri sendiri :

a.       Siapa yang Berinisiatif Membuat Laporan?

b.      Apa Subjek yang akan Dimasukkan ke Dalam Laporan?

c.       Kapan suatu Laporan Dibuat?

d.      Ke mana Laporan akan Dikirim?

e.       Mengapa suatu Laporan Dibuat?

f.       Bagaimana Sikap Pembaca?

C. Perencanaan Laporan Singkat

            Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain audiens, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan.

            Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain :

1. Preprinted

Bentuk sebelum dicetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong. Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, sekitar lima atau kurang dari lima halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya adalah laporan otoritas.

2. Surat

Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.

3. Memo

Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihak intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal, kepada, dari, dan subjek.

4. Manuskrip

Laporan ini terdirk atas beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan pendekatan formal. Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary parts).

D. Penentuan Struktur Dasar

            Selain memutuskan format dan panjang suatu laporan, hal penting lainnya yang harus diperhatikan ialah penentuan struktur dasar. Ada tiga masalah yang biasanya muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu :

a.       Informasi apa yang seharusnya dimasukkan? Apakah semua data akan dimasukkan atau akan mengeliminasi beberapa data?

b.      Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah menggunakan direct order atau indirect order?

c.       Metode apa yang akan digunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Apakah akan menggunakan pengorganisasian suatu topik atas dasar tingkat pentingnya, urutan, kronologis, lokasi, atau kategori? Atau apakah akan mengorganisasi ide menurut suatu argument yang logis?

E. Pengorganisasian Laporan Singkat

1.      Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional

Laporan informasional memiliki satu tujuan dasar, yaitu menjelaskan sesuatu dengan istilah yang tegas. Dalam menulis laporan informasional, kita tidak perlu terlalu khawatir terhadap reaksi pembaca. Pembaca akan menanggapi materi secara tidak emosional sehingga kita dapat menyampaikan laporan secara langsung. Yang seharusnya kita perhatikan adalah pemahaman atau pengertian pembaca. Informasi harus disajikan secara logis dan akurat sehingga pembaca akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat menggunakan informasi dalam cara yang praktis.

Laporan informasional terdiri atas suatu laporan periodik (berkala) dan laporan aktivitas personal dalam suatu konferensi.

a.       Laporan Periodik (Berkala)

Laporan periodik adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi dalam suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuan laporan periodik ialah untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu berjalan sehingga manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi jika perlu.

Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan berikut :

1)      Peninjauan atas Tanggung Jawab Rutin

2)      Diskusi / Pembahasan Proyek Khusus

3)      Rencana Periode yang akan Datang

4)      Analisis Masalah / Problem

b.      Laporan Aktivitas Personal (Individu)

Laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa yang terjadi selama suatu konferensi, konvensi, atau dalam perjalanan. Tujuan laporan ini untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap informasi penting atau keputusan yang muncul.

2.      Pengorganisasian Laporan Analitikal

Berbeda dengan laporan informasional yaitu untuk mendidik pembaca, laporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi.

Contoh-contoh laporan analitikal ialah sebagai berikut :

a.       Laporan Justifikasi

Ialah usulan intern yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu.

b.      Usulan Bisnis Baru di Luar Klien

Usulan untuk pihak di luar klien dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek yang diterima oleh bisnis atau pemerintah di luar klien.

c.       Laporan Troubleshooting

Laporan trobleshooting (troubleshooting reports) adalah dokumen yang berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak. Jika kita ingin agar pembaca berkonsentrasi dan mudah memahami ide-ide yang kita buat, maka kita perlu memberikan suatu argumen yang logis dalam laporan.

Namun, tidak semua masalah dapat diatasi dengan rencana organisasional. Beberapa laporan analitikal disusun melalui keputusan antara yang pro dan kontra. Laporan analitikal juga dapat disusun dengan  membandingkan beberapa alternatif dari serangkaian kriteria yang ada. Yang terpenting adalah bahwa kita memilih suatu struktur yang sesuai dengan proses yang akan digunakan untuk memecahkan masalah. Tujuannya adalah untuk memfokuskan perhatian pembaca atas kesimpulan dan rekomendasi secara rasional.

PENULISAN LAPORAN FORMAL

            Laporan panjang sering disebut dengan laporan formal (formal report). Salah satu yang membedakan dengan laporan singkat (laporan informal)bukan saja terlihat dari banyak sedikitnya halaman, tetapi bentuk atau format laporan itu sendiri. Secara umum, jumlah halaman laporan formal lebih banyak daripada jumlah halaman laporan singkat. Oleh karena itu, perencanaan dalam menyusun sesuatu laporan formal sangat penting.

            Dalam membuat perencanaan formal, banyak hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain mendefinisikan masalah, membuat kerangka (outline)untuk melakukan analisis, menyusun rencana kerja, melakuikan penelitian (riset), dan menganalisis data. Poin-poin penting tersebut akan dijelaskan secara lebih rinci berikut ini.

A.    MENDEFINISIKAN MASALAH

Dalam menulis suatu laporan, baik itu laporan informasional atau laporan analitikal, tahap pertama adalah mendefinisikan masalah. Anda harus memutuskan informasi apa yang Anda perlukan untuk menyelesaikan suatu laporan. Sebagai contoh, Anda akan melakukan penelitian tentang peredaran obat-obaat terlarang. Dalam hal ini, Anda perlu menggali berbagai pertanyaan yang berkaitan dengan peredaran obat-obatan terlarang, seperti apa yang melatarbelakangi orang kecanduan obat-obatan terlarang, di mana memperoleh obat-obatan terlarang, bagaimana cara penyaluran obat-obatan tersebut, dan sebagainya. Jawaban atas pertanyaan tersebut akan membantu Anda dalam melakukan investigasi terhadap isi laporan yang Anda buat.

1.      Pertanyaan yang Tepat

Sering kali,suatu masalah yang didefinisikan untukm Anda telah ditetapkan oleh orang-orang yang memiliki otoritas terhadap suatu laporan . Bila hal ini terjadi, Anda perlu mempertanyakan apa tujuan laporan tersebut dibuat, sebelum Anda melakukan investigasi lebih jauh. Pertanyaan-pertanyaan berikut ini akan dapat membantu Anda dalam melakukan investigasi/penelitian.

1)       Apa yang perlu ditentukan?

2)      Mengapa masalah tersebut penting?

3)      Siapa yang terlibat dalam situasi tersebut?

4)      Di mana munculnya suatu masalah?

5)      Kapan masalah itu muncul?

2.      Mengembangkan Pernyataan Tujuan

           Dalam pertanyaan-pertanyaan terbuka, Anda harus mengembangkan suatu pernyataan tertulis secara jelas terhadap tujuan suaru laporan. Selanjutnya, Anda perlu melakukan cek ulang atas pernyataan tersebut dengan orang yange memiliki otoritas. Dalam mengembangkan suatu pernyataan tujuan, Anda dapat menggunakan satu di antara tiga cara berikut ini.

1)      Menggunakan kalimat infinitive.

2)      Menggunakan pertanyaan.

3)      Menggunakan suatu pernyataan deklaratif.

            Pernyataan tujuan laporan harus dibuat sejelas mungkin dan hindari memasukkan informasi yang tidak relevan.

B.     KERANGKA UNTUK ANALISIS

           Setelah Anda mendefiniskan masalah dan menentukan tujuan penelitian, Anda dapat mulai melakukan suatu penelitian. Untuk mengorganisasikan suatu penelitian, Anda perlu mengelompokkan masalah ke dalam serangkaian pertanyaan khusus. Proses ini sering disebut dengan factoring.

           Penelitian juga memerlukan kernagkan (outline) untuk keperluan analisis karena memungkinkan Anda memecahkan  masalah, seperi kerangka laporan memungkinkan Anda menulis dengan cata yang sistematis. Akan tetapi, membuat kerangkan untuk penelitian tentu akan berbeda dengan cara membuat kerangka laporan. Kerangka penelitian berisi langkah-langkah pemecahan masalah, sedangkan kerangka laporan berisi alternative pemecahan masalah.

1.      Mengembangkan Struktur yang Logis

           Anda harus dapat mengembangkan struktur penelitian yang logis dan mudah dipahami sesuai dengan subjek penelitiannya . Mulailah dengan melihat tujuan penelitian Anda  secara akan menyeluruh untuk menentukan apakah Anda akan menggunakan kerangka (outline) informasional, analitikal, atau gabungan keduananya.

           Jika tujuan umum Anda adalah untuk memberikan informasi yang akan ditafsirkan orang lain, kerangka informasional lebih sesuai diterapkan meskipun beberapa bagian dari penelitian Anda perlu dianalisis untuk menekankan fakta-fakta yang penting. Jika tujuan penelitian Anda adalah mengajukan suatu kesimpulan dan rekomendasi, Anda dapat menggunakan kerangka analitikal.

a.      Tugas Informasional

           Suatu studi yang mengarah kepada laporan factual dengan sedikit analisis atau penafsiran umumnya dikelompokkan atas dasar sub-subtopik. Sub-subtopik tersebut dapat disusun dalam berbagai cara.

1)      Urutan Tingkat Kepentingan

Misalnya, saat menelaah lima kelompok produk, Anda dapat mengorganisasi studi Anda dengan membuat peringkat penjulan setiap kelompok produk, mulai dari kelompok yang menghasilkan pendapatan paling besar hingga paling kecil.

2)      Secara Berurutan

Jika sedang melakukan suatu proses penelitian, Anda menyajikan informasi selangkah demi selangkah, mulai dari langkah/tahap 1,2,3 dan seterusnya.

3)      Secara kronologis

Ketika melakukan suatu investigasi atau serangkaian peristiwa, Anda mengorganisasi peristiwa-peristiwa tersebut menurut urutan kejadian tau peristiwa kajadiannya, seperti peristiwa yang terjadi bulan Januari,Februari,Maret dan seterusnya.

4)      Menurut Ruang Tempatnya

Jika Anda sedang mempelajari suatu objek secara fisik, Anda dapat mempelajarinya dari kiri ke kanan, dari atas ke bawah, atau dari luar ke dalam, dan seterusnya.

5)      Menurut Geografis

Jika lokasi merupakan factor yang pentingndalam studi Anda, Maka gunakanlah geografis sebagai dasar untuk menyusun sub-subtopik, seperti daerah Jakarta,Semarang,Yogyakata,Surakarta, dan sebagainya

6)      Menurut Kategori

Jika Anda diminta untuk menelaah beberapa aspek penting dari suatu objek, perhatikan suatu kategori seperti penjualan,laba,biaya dan investigasi.

      Metode-metode tersebut biasa digunakan dalam menyusun suatunlaporan pemantauan atau laporan pengendalian, prosedur dan kebijaksanaan, dan laporan perkembangan sementara.

b.      Tugas Analitikal

     Laporan yang berisi analisis, kesimpulan, dan rekomendasi umunya dikategorikan dengan metode pemecahan masalah (problem-solving method). Hipotesis merupakan suatu pendekatan structural yang paling umum. Bila masalahnya adalah untuk menemukan penyebabnya, memprediksi hasil, atau  mencari pemecahan suatu masalah, salah satu cara untuk mengatsainya adalah mengformulasikan penjelasan hipotesis. Misalnya, masalah Anda adalah menentukan mengapa perusahaan Anda mengalami kesulitan dalam mencari sekretaris yang terampil. Anda akan melakukan  factoring terhadap masalah tersebut dengan melakukan spekulasi tentang alasan-alasannya; selanjutnya Anda akan mengumpulkan berbagai informasi untuk mengonfirmasikan alas an masing-masing. Kerangkan Anda mungkin tampak sebagai berikut.

     Mengapa perusahaan mengalami kesulitan memperoleh sekretaris yang terampil?

I.                   Gaji terlalu rendah

A.    Apakah perusahaan membayar gaji sekretaris terlalu rendah?

B.     Apakah perusahaan lain membayar gaji sekretaris lebih tinggi?

C.     Apakah pembayaran gaji yang tinggi mempengaruhi pemilihan pekerjaan sekretaris?

II.                Lokasi perusahaan kurang baik

A.    Apakah lokasi perusahaan mudah dijangkau dengan transportasi umum?

B.     Apakah lokasi perusahaan cukup menarik?

C.     Apakah biaya hidup di sekitar lokasi perusahaan dapat terjangkau?

D.    Bagaimana dengan kriminalitas di sekitar lokasi perusahaan?

III.             Tersedianya sekretaris yang terampil semakin menurun

A.    Berapa jumlah sekretaris yang tersedia lima tahun lalu dan sekarang?

B.     Berapa permintaan sekretaris lima tahun yang lalu dan sekarang?

            Masalahnya adalah mengevaluasi bagaimana berbagai alternative yang ada dapat memenuhi criteria Anda. Cara yang umum untuk membagi-bagi analisis Anda ke dalam sub-sub adalah dengan memfokuskan pada criteria yang tersedia. Misalnya, jika Anda ingin memutuskan di mana lokasi terbaik untuk membuka delaer kendaraan bermotor, Anda dapat melakukan investigasi sebagai berikut.

            Di mana kita harus membangun dealer baru?

I.                   Biaya Konstruksi

A.    Lokasi Jakarta

B.     Lokasi  Yogyakarta

II.                Tersedianya Tenaga Kerja

A.    Lokasi Jakarta

B.     Lokasi Yogyakarta

C.     Lokasi Surakarta

III.             Fasilitas Transportasi

A.    Lokasi Jakarta

B.     Lokasi Yogyakarta

C.     Lokasi Surakarta

Cara lain yang dapat digunakan adalah melakukan identifikasi alternative pertama, kedua, ketiga, dan seterusnya, kemudian menganalisis bagaimana masing-masing alternative tersebut dapat memenuhi criteria Anda.

2.      Aturan Pembagian

Membagi sesuatu secara fisik adalah relative  udah dibandingkan membagi suatu ide yang tak nampak secara fisik. Bagaiamana Anda dapat membagi ide-ide Anda dengan baik? Berikut ini adalah ebebrapa aturan singkat mengenai pembagian suatu ide ke dalam beberapa komponen.

1)      Memilih prinsip-prinsip dasar pembagian secara benar.

2)      Gunakan satu kategori/pronsip setiap kali membagi laporan ke dalam sub-subtopik.

3)      Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda.

4)      Teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen.

3.      Menyusun Kerangka Pembuka

                 Anda dapat menggunakan format kerangka untuk menyajikan ide-ide Anda. Mungkin dalam hati Anda bertanya, jika beberapa catatan dalam sebuah kertas sudah cukup, mengapa repot-repot harus menggunakan format kerangka? Mungkin kerangka memang tidak diperlukan jika Anda sekedar menulis laporan singkat yang bersifat informal seperti memo, tetapi untuk penulisan laporan panjang, kerangkan akan sangat berguna. Kerangka pembuka (preliminary outline) memberikan kemudahan dalam melakukan investigasi. Kerangka sangat diperlukan, jika

a.      Anda merupakan salah satu di antara beberapa orang yang melakukan suatu tugas.

b.      Investigasi Anda akan semakin luas dan akan mencakup banyak sumber dan jenis datanya.

c.       Anda tahu dari pengalaman masa lalu bahwa orang yang meminta untuk melakukan studi (riset) akan melakukan revisi terhadap tugas selama kegiatan investigasi Anda.

                  Secara umum ada dua system pembuatan kerangka (outlining), yaitu system alfanumeris dan system decimal. Kedua-duanya dapat diterima, tetapi beberapa perusahaan lebih senang menggunakan salah satu system yang lebih disukainya. Anda harus menulis suatu caption pada setiap level kerangka  Anda dalam gramatikal yang sama. Dengan kata lain, jika uraian I menggunakan kata kerja, uraian II, III, dan IV juga harus menggunakan kata kerja.

                  Konstruksi paralel ini memungkinkan pembaca untuk melihat bahwa ide-ide berhubungan, sama pentingnya, dan sama level keumumannya. Ini membuat suatu kerangka sebagai alat yang lebih berguna untuk menentukan daftar isi serta judul laporan, dan hal tersebut dipertimbangkan sebagai format yang betul oleh kebanyakan  orang yangmenelaah kerangka Anda. Kedua kerangka tersebut dapat ditunjukkan pada gambar berikut ini:

Alfanumeris	Desimal
I.                   ……………………………... A.    ………………………… B.     ………………………… 1.      ……………………. 2.      ……………………. a.      ………………... b.      ………………...	1.0.…………………………………. 1.1……………………………… 1.2………………………………     1.2.1…………………………     1.2.2…………………………            1.2.2.1………………….            1.2.2.1………………….

GAMBAR 20.1 : Format Outline Alfanumeris dan Desimal

                  Dalam menulis kerangka, Anda juga harus memilih antara caption kerangka deskriptif (topical) dan informatif (talking). Caption  kerangka deskriptif memuat subjek yang akan dibahas, sedangkan caption kerangka informative (dalam bentuk pertanyaan dan rangkuman) memuat arti suatu masalah. Meskipun caption kerangka informative lebih panjang dalam penulisannya, secara umum caption tersebut lebih bermanfaat dalam memberikan petunjuk pekerjaan Anda, terutama jika Anda menggunakan pertanyaan Anda rencanakan untuk dijawab dalam studi Anda. Di samping itu, keuntungan lainnya adalah memudahkan orang lain untuk melakukan telaah (review). Jika orang lain memberi komentar tentang kerangka Anda, mereka mungkin tidak dapat menangkap ide yang jelas bila Anda menggunakan caption kerangka deskriptif.

C. MENYUSUN RENCANA KERJA

                       Setelah Anda mendefinidikan masalah dan memuat kerangka, selanjutnya Anda perlu menetapkan suatu rencana kerja yang didasarkan pada kerangka pembuka (pendahuluan). Jika Anda menyusun suatu rencana untuk kepentingan sendiri, rencana tersebut relative informal berisi suatu daftar sederhana mengenai langkah-langkah perencanaan, estimasi urutan dan waktu, dan sejumlah sumber informasi yang Anda gunakan.

                       Jika Anda melakukan studi formal, rencana kerja akan lebih rinci karena hal itu akan memberikan petunjuk prestasi atas sejumlah tugas pekerjaan yang telah dilakukan. Lebih lanjut, sebuah proposal (usulan) memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar kontrak, jika usulan diterima. Suatu rencana kerja formal umunya mencakup beberapa hal sebagai berikut.

a)      Permasalahan yang dihadapi

b)      Maksud dan scopr (ruang lingkup) atas investigasi Anda.

c)      Pembahasan atas urutan tugas (sumber informasi,observasi atau eksperimen, dan batasan waktu, uang, atau data yang tersedia).

d)      Telaah atas pekerjaan proyek, jadwal, dan sumber-sumber yang diperlukan (siapa yang bertanggung jawab, kapan akan dilakukan ,dan berapa biaya investigasi)

D. MELAKUKAN PENELITIAN

                 Nilai laporan Anda tergantung pada kualitas suatu informasi. Pada saat Anda mengumpulkan informasi, perhatian Anda untuk pertama kali adalah bagaimana mengorganisasi informasi yang Anda peroleh. Apabila Anda melakukan penelitian secara berkelompok, Anda harus dapat melakukan koordinasi dengan anggota lainnya.

                 Rencana kerja yang telah Anda siapkan akan sangat membantu Anda selama penelitian berlangsung. Dalam kaitan ini, bagaimana Anda memperoleh informasi yang Anda perlukan baik melalui sumber-sumber primer (primary sources) maupun sekunder (secondary resources).

                 Sumber primer akan memberikan informasi atau data yang dikumpulkan dari sumber-sumber asli (tangan pertama) untuk tujuan tertentu. Sedangkan sumber sekunder akan memberikan data yang telah dikumpulkan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu. Data sekunder tersebut berasal dari laporan tangan kedua.

1.      Sumber-sumber Primer

                 Apabila informasi yang Anda perlukan tidak tersedia dari sumber-sumber sekunder, Anda harus mengumpulkan dan menafsirkan data dengan melakukan penelitian primer. Anda harus melakukan penelitian secara langsung ke dalam dunia nyata. Ada 4 cara untuk mengumpulkan data primer, yaitu memeriksa dokumen0dokumen ,observasi, survey, dan melakukan eksperimen.

a.      Dokumen

           Dokumen – dokumen bisnis yang termasuk ke dalam data primer antara lain laporan penjualan, neraca, laporan laba rugi, kebijakan-kebijakan, korespondensi dengan pelanggan dan pemasok, dan kontrak. Di samping itu, dokumen-dokumen resmi pemerintah juga termasuk sumber-sumber primer.

b.      Observasi

           Observasi (observation) atau pengamatan merupakan salah satu cara untuk memperoleh sumber data primer dalam dunia bisnis. Anda mungkin dapat mengunjungi atau mengamati suatu kegiatan yang tengah berlangsung dalam suatu bisnis

c.       Survey

           Suatu cara untuk memperoleh jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang Anda ajukan adalah bertanya kepada orang-orang yang mempunyai pengalaman atau keahlian yang relevan dengan bidang keahliannya.Anda dapat melakukan survey dengan menggunakan suatu daftar pertanyaan yang telag Anda susun sedemikian rupa sehingga memudahkan Anda untuk melakukan wawancara. Melakukan wawancara nampaknya sederhana, tetapi kalau tidak dipersiapkan dengan cermat akan sia-sia saja hasilnya.

           Suatu survey formal memerlukan beberapa keputusan penting yang mencakup antara lain

1.      Apakah Anda ingin wawancara tatap-muka, lewat telepon, atau lewat daftar pertanyaan?

2.      Berapa jumlah sampek yang akan Anda teliti?

3.      Pertanyaan khusus apa yang harus Anda ajukan agar memperoleh suatu gambaran yang valid?\

           Pengembangan suatu daftar pertanyaan memerlukan keterampilan tertentu. Ada beberapa bentuk pertanyaan yang dapat Anda gunakan untuk memperoleh informasi dari para responden, antara lain dengan menggunakan pertanyaan terbuka, ya atau tidak, pilihan, skala, checklist, peringkat, dan isian.

d.      Eksperimen

           Kegiatan eksperimen (eksperiment) lebih banyak dilakukan untuk bidang-bidang teknis. Hal ini disebabkan karena suatu eksperimen memerlukan manipulasi factor-faktor yang tercakup di salamnya secara lebih ekstensif. Di samping itu, biaya yang diperlukan untuk melakkan eksperimen pada umunya relative mahal dan untuk mengetahui eksperien perlu waktu ng cukup lama.

           Sebagai contoh, Anda ingin mengetahui apakah ada pengaruh terhadap produktivitas kerja antara pekerja biasa dengan pekerja yang diberi bonus atau insentif atas prestasi kerjanya. Untuk dapat mengetahui hasilnya, kedua kelompok pekerja tersebut perlu diuji coba dan diteliti secara lebih mendalam.

2.      Sumber-sumber Sekunder

           Meskipun penelitian Anda kebanykan menggunakan sumber-sumber primer, pertama kali Anda akan menelaah informasi yang berasal dari sumber sekunder. Dalam kaitanyya dengan sumber-sumber sekunder, Davis menyatakan bahwa dengan semakin berkembangnya teknologi dewasa ini, banyak informasi yang dapat diperoleh melalui Internet (online) mauoun yang tersimpan dalam bentuk CD-ROM (Compact Disc- Read Only Memory).

           Ada bebrapa alas an yang melatarbelakangi mengapa orang menggunakan sumber-sumber sekunder, yaitu melalui jasa online atau jaringan Internet.

a.      Hemat Waktu

     Mencari informasi melalui internet  dapat menghemat waktu bila dibandingkan dengan cara manual. Prosedur pencariannya relative cepat. Anda tinggal mengetik infromasi yang Anda butuhkan dalam layar monitor melalui bantuan search engine. Tidak berapa lama kemudian, Anda sudah dapat memeperoleh informasi yang Anda butuhkan.

b.      Ketelitian

     Para peneliti memiliki tingkat kepercayaan yang lebih tinggi terhadap inforamsi yang diperoleh melalui jaringan internet karena kutipan-kutipan penting tidak akan terlewatkan dalam proses pencariannya.

c.       Relevansi

     Peneliti yang mempunyai pengalaman dalam mencari inforamsi melalui internet dapat memisahkan secara selektif konsep-konsep dan istilah-istilah kunci untuk mengidentifikasi kutipan-kutipan atau artikel-artikel yang mempunyai relevansi tinggi tentang apa yang ditanyakan oleh para peneliti.

d.      Efektivitas Biaya

     Berkurangnya waktu pencarian dan meningkatnya relevansi bahan-bahan dalam suatu proses dapat menghasilkan prosedur efektivitas biaya yang tinggi.

E. ANALISIS DATA

                  Setelah melakukan penelitian dan memperoleh data yang Anda inginkan, selanjutnya Anda perlu melakukan analisis terhadap hasil temuan Anda tersebut. Proses analisis pada dasarnya merupakan suatu pencarian hubungan di antara fakta-fakta yang telah Anda temukan tersebut. Dengan melihat data yang telah Anda kumpulkan dari berbagai sudut pandang, Anda akan dapat menjawab berbagai pertanyaan yang Anda siapkan dalam suatu rencana kerja (work plan)

1.      Perhiutungan Stastistik

Kebanyakan data yang Anda peroleh dari suatu penelitian berbentuk angka-angka. Dengan perhitungan statistic secara sederhana, Anda dapat menghitung rata-rata (average) , perkembangan (trends), dan korelasi (correlations).

Salah satu cara untuk melihat data adalah dengan mencari rata-ratanya. Dalam hal ini, rata-rata dapat dibedakan ke dalam tiga bentuk yaitu mean, median, dan mode.

Mean dapat diperoleh dengan cara membagi jumlah semua item dalam suatu kelompok dengan jumlah item dalam kelompok tersebut (Rp63.000.000,00 + 9 = Rp7.000.000,00). Mean ini sangat bermanfaat untuk membandingkan antara satu item dengan rata-rata kelompok.

Cara lain untuk menghitung rata-rata adalah  median. Median  dari sebuah kelompok adalah nilai yang berada di tengah kelompok tersebut ketika semua anggota kelompok disusun secara menaik atau menurun berdasarkan nilainya. Sebagai contoh, apabila terdapat Sembilan data, median-nya adalah data yang kelima (Rp7.500.000,00). Median ini bermanfaat, jika satu atau beberapa data yang ada bersifat ekstrem (berbeda secara mencolok). Sebagai contoh, meskipun data tertinggi adalah Rp27.000.000,00, median-nya tetap sebesar Rp7.500.000,00.

Mode adalah data yang paling sering muncul dalam sautu kelompok. Dalam contoh terlihat bahwa penghasilan per bulan yang paling sering muncul adalah Rp8.500.000,00, yang dihasilkan oleh tiga orang. Jika Anda ingin mengetahui suatu data yang paling sering muncul atau yang biasa terjadi, mode-lah jawabannya.

Berikut ini adalah contoh sederhana untuk melihat ketiga rata-rata tersebut.

TABEL 20.1 : contoh Mean, Median, Mode

Staf manajer	Penghasilan per bulan
Johny Freddie Betty Tessy Lucky Nury Ronny Shelly Munco	Rp3.000.000,00 Rp5.000.000,00 Rp6.000.000,00            Rp7.000.000,00 MEAN                                      Rp7.500.000,00 MEDIAN Rp8.500.000,00            Rp8.500.000,00 MODE Rp8.500.000,00 Rp9.000.000,00
Total	Rp63.000.000,00

2.      Kesimpulan

            Pengambilan kesimpulan dapat didsarkan pada suatu kombinasi antara fakta-fakta yang tersedia, pertimbangan nilai, dan asumsi-asumsi. Oleh karena itu, sangat jarang pengambilan kesimpulan hanya disadarkan pada penemuan fakta semata. Meskipun demikian, Anda juga perlu tahu bahwa pengambilan kesimpulan terhadap suatu kasus dapat mengandung unsur-unsur yang bersifat subjektif.

3.      Rekomendasi

            Kesimpulan berbeda dengan rekomendasi. Kesimpulan merupakan opini atau penafsiran terhadap suatu pokok bahaasan tertentu, sedangkan rekomendasi adalah sran yang diberikan untuk melakukan tindakan tertentu.

            Suatu rekomendasi yang baik (good recommendations), paling tidak mencakup tiga criteria yaitu (1) praktis, (2) dapat diterima oleh pembaca, dan (3) penjelasannya cukiup rinci sehingga pembaca dapat melakukan suatu tindakan.