PERENCANAAN STRATEGIS
Karakteristik dari Perencanaan Strategis
Manajer
yang paling kompeten menghabiskan waktu yang cukup lama untuk
memikirkan mengenai masa depan. Hasilnya mungkin berupa pemahaman
informal mengenai arah masa depan yang akan diambil oleh entitas
tersebut, atau mungkin juga berupa pernyataan formal yang berisi rencana
spesifik mengenai bagaimana untuk sampai kea rah sana. Pernyataan
formal dari rencana semacam itu disebut di sini sebagai rencana
strategis, serta proses pembuatan dan revisi dari pernyataan ini disebut
dengan perencanaan strategis (di tempat lain disebut dengan perencanaan
dan pemrograman jangka panjang). Perencanaan strategis adalah proses
memutuskan program-program yang akan dilaksanakan oleh organisasi dan
perkiraan jumlah sumber daya yang akan dialokasikan ke setiap program
selama beberapa tahun ke depan.
1. Hubungan dengan formulasi strategi
Ditarik
perbedaan antara dua proses manajemen, yaitu formulasi strategi dan
perencanaan strategis. Karena “strategi†atau “strategisâ€
digunakan dalam kedua istilah, maka ada kemungkinan timbul kebingungan.
Perbedaannya adalah bahwa formulasi strategis merupakan proses untuk
memutuskan strategi baru, sementara perencanaan strategis merupakan
proses untuk memutuskan bagaimana mengimplementasikan strategi tersebut.
Dalam proses formulasi strategi, manajemen menentukan cita-cita
organisasi dan menciptakan strategi-strategi utama untuk mencapai
cita-cita tersebut. Proses perencanaan strategis kemudian mengambil
cita-cita dan strategi yang telah ditentukan tersebut dan mengembangkan
program-program yang akan melaksanakan strategi dan mencapai cita-cita
tersebut secara efisien dan efektif.
2. Evolusi dari Perencanaan strategis
Lima
puluh tahun yang lalu, proses perencanaan strategis di hampir semua
organisasi adalah tidak sistematis. Jika manajemen memikirkan
perencanaan jangka panjang, hal tersebut tidak dilakukan dengan cara
yang terkoordinasi. Beberapa perusahaan memulai sistem perencanaan
strategis formal di akhir tahun 1950-an, akan tetapi hampir semua
usaha-usaha awal tersebut merupakan kegagalan, karena merupakan adaptasi
minor dari sistem pembuatan anggaran yang ada. Data yang diperlukan
jauh lebih terinci dari seharusnya; para staf dan bukannya manajemen
lini yang melakukan hampir semua pekerjaan tersebut; dan para partisipan
menghabiskan banyak waktu untuk mengisi formulir dan bukannya untuk
memikirkan secara mendalam mengenai alternatif-alternatif dan memilih
terbaik di antaranya. Dengan berjalannya waktu, manajemen mengambil
pelajaran dari pengalaman mereka.
Saat
ini banyak organisasi menghargai keunggulan dari pembuatan rencana
untuk tiga atau lima tahun ke depan. Praktik menyatakan rencana tersebut
dalam dokumen atau model formal adalah luas, tetapi bukan berarti
diterima secara universal. Jumlah rincian umumnya jauh lebih sedikit
dibandingkan dengan rencana strategis pada tahun 1950-an.
Contoh.
Emerson Electric, perusahaan elektrikal dan elektronik senilai $ 16
miliar, mengikuti strategi kepemimpinan biaya (cost leadership strategy)
dan melaporkan peningkatan yang terus-menerus dalam laba selama 43
tahun tanpa pernah terputus. Perusahaan menyatakan bahwa kesuksesannya
yang luar biasa tersebut terletak pada proses perencanaannya. CEO
perusahaan menghabiskan hampir 60 % waktunya untuk merencanakan
pertemuan. Para kepala dari ke-65 divisi menyajikan rencana-rencana
mereka kepada CEO tersebut. Pertemuan perencanaan berkisar pada
pertanyaan-pertanyaan tajam mengenai asumsi-asumsi dan menggali
pertanyaan atas opsi-opsi untuk mengurangi biaya. Dokumen perencanaan
fokus pada empat ukuran kunci: arus kas bebas, tingkat pengembalian atas
modal, persentase penjualan yang dihasilkan dari produk baru, dan
margin laba.
3. Manfaat dan Keterbatasan dari Perencanaan Strategis
Proses
perencanaan strategis formal dapat memberikan kepada organisasi : (1)
kerangka kerja untuk mengembangkan anggaran tahunan, (2) alat
pengembangan manajemen, (3) mekanisme untuk memaksa manajemen agar
memikirkan jangka panjang, dan (4) alat untuk menyejajarkan manajer
dengan strategi jangka panjang perusahaan.
Kerangka Kerja untuk Pengembangan Anggaran
Suatu
anggaran operasi memerlukan komitmen sumber daya untuk tahun mendatang.
Oleh karena itu, adalah penting bahwa manajemen membuat komitmen sumber
daya semacam itu dengan ide yang jelas mengenai ke mana arah organisasi
untuk beberapa tahun ke depan. Suatu rencana strategis menyediakan
kerangka kerja yang lebih luas tersebut. Dengan demikian, manfaat
penting dari pembuatan suatu rencana strategis adalah bahwa rencana
tersebut menfasilitasi formulasi dari anggaran yang efektif.
Alat Pengembangan Manajemen
Perencanaan
strategis formal adalah alat pendidikan dan pelatihan manajemen yang
unggul dalam memperlengkapi para manajer dengan suatu pemikiran mengenai
strategi dan implementasinya. Tidak berlebihan jika dikatakan bhwa
dalam perencanaan strategis formal, prose situ sendiri adalah jauh lebih
penting dibandingkan dengan output dari proses tersebut, yang merupakan
dokumen rencana.
Mekanisme untuk Memaksa manajemen memikirkan jangka panjang
Manajer
cenderung untuk lebih khawatir mengenai masalah-masalah taktis dan
pengelolaan urusan-urusan bisnis rutin saat ini dibandingkan mengenai
penciptaan masa depan. Proses perencanaan strategis formal memaksa
manajer untuk menyediakan waktu guna memikirkan masalah-masalah jangka
panjang yang penting.
Alat untuk Menyejajarkan Manajer dengan Strategi korporat
Debat,
diskusi, dan negosiasi yang terjadi selama proses perencanaan
mengklarifikasi strategi korporat, menyatukan dan menyejajarkan manajer
dengan strategi semacam itu, dan mengungkapkan implikasi dari strategi
korporat bagi manajer individual. Seperti yang akan ditunjukkan,
keputusan program dibuat pada satu waktu, dan rencana strategis
menyatukannya. Pembuatan rencana strategis mungkin mengungkapkan bahwa
keputusan-keputusan individual tidak menciptakan suatu keseluruhan yang
memuaskan. Contoh. Pada tahun 1996, Texaco produsen minyak dan gas yang
besar dan rumit, memiliki anggaran pengeluaran modal dan eksplorasi
sebesar $ 3,6 miliar. Beberapa dari proyeknya tahun 1996 meliputi
“pengembangan proyek-proyek lepas pantai di Laut utara, Nigeria,
Angola, Australia, dan Asia Tenggara. Perusahaan berusaha untuk terus
meningkatkan produksi di zona netral antara lain Arab Saudi dan Kuwait.
“Dengan tingkat risiko yang terkait dengan proyek-proyek yang berbeda
dan jumlah sumber daya yang tersedia, perencanaan strategis merupakan
suatu kebutuhan bagi Texaco dalam memilih di antara proyek-proyek.
Dengan adanya serangan teroris pada tanggal 11 September 2001 di Amerika
Serikat, perencanaan strategis untuk perusahaan-perusahaan Amerika
mengambil dimensi tambahan, yaitu perencanaan bencana. Keputusan
strategis yang dipengaruhi oleh perencanaan bencana meliputi disperse
geografis dari staf dan sumber daya, rencana kontinjensi untuk
kehilangan dari seluruh fungsi bisnis, dan tingkat pendanaan untuk dana
pemulihan akibat bencana dari korporat.
B. Menganalisis Program-program baru yang diusulkan
Ide-ide
untuk program baru dapat berasal dari mana pun dalam organisasi: dari
CEO, dari staf perencanaan kantor pusat, atau dari berbagai bagian
organisasi yang beroperasi. Misalnya, dalam 3M Corporation, ide untuk
notes “Post-It†berasal dari bawah organisasi, bukan merupakan
inisiatif dari CEO. Organisasi riset dan pengembangan diharapkan
menghasilkan ide-ide untuk produk atau proses baru, organisasi pemasaran
diharapkan menghasilkan inovasi pemasaran, dan organisasi teknik
produksi diharapkan menghasilkan peralatan dan metode produksi yang
lebih baik.Usulan-usulan untuk program pada intinya bersifat reaktif
atau proaktif, yaitu muncul sebagai reaksi terhadap ancaman yang
dirasakan, seperti kabar burung mengenai pengenalan produk baru oleh
pesaing, atau sebagai inisiatif untuk mengkapitalisasi suatu kesempatan.
Analisis Investasi Modal
Hampir
semua usulan memerlukan modal baru yang signifikan. Teknik-teknik untuk
menganalisis usulan investasi modal berusaha untuk menemukan (a) nilai
sekarang bersih dari proyek tersebut, yaitu, kelebihan nilai sekarang
dari estimasi arus kas masuk terhadap jumlah investai yang diperlukan,
atau (b) tingkat pengembalian internal yang implisit dalam hubungan
antara kas yang masuk dan keluar. Intinya adalah bahwa teknik-teknik ini
digunakan hanya pada sekitar separuh situasi di mana secara konseptual,
teknik-teknik ini dapat diterapkan. Paling tidak ada empat alasan untuk
tidak menggunakan teknik nilai sekarang dalam menganalisis semua
usulan.
1. Usulan
tersebut mungkin jelas menarik sehingga perhitungan dari nilai sekarang
bersihnya tidak diperlukan. Mesin yang baru dikembangkan dan yang
mengurangi biaya secara substansial sehingga akan memberikan
pengembangan dalam satu tahun adalah salah-satu contohnya.
2. Estimasi
yang terlibat dalam usulan begitu tidak pasti sehingga membuat
perhitungan nilai sekarang bersih dipercaya tidak sesuai dengan
usahanya.
3. Alasan
untuk usulan tersebut adalah selain peningkatan dalam profitabilitas.
Pendekatan nilai sekarang mengasumsikan bahwa “fungsi tujuan†adalah
meningkatkan laba, tetapi banyak usulan investasi yang memperoleh
persetujuan berdasarkan alasan bahwa usulan tersebut meningkatkan
semangat karyawan, citra perusahaan, atau keselamatan kerja.
4. Tidak ada alternative yang layak untuk diadopsi. Hukum lingkungan mungkin mengharuskan investasi dalam suatu program baru.
Di
sini dijelaskan secara singkat beberapa pertimbangan yang berguna dalam
mengimplementasikan sistem evaluasi pengeluaran modal.
Aturan-aturan. Perusahaan
umumnya mempublikasikan aturan dan prosedur untuk persetujuan usulan
pengeluaran modal dengan berbagai besaran. Usulan pengeluaran yang kecil
dapat disetujui di tingkat manajer pabrik, bergantung pada total jumlah
yang telah ditentukan dalam satu tahun, dan usulan yang lebih besar
akan diteruskan ke manajer unit bisnis, lalu ke CEO, dan, dalam kasus
usulan yang sangat penting, ke dewan direksi.
Menghindari Manipulasi. Para
pengusul yang mengetahui bahwa proyek mereka dengan nilai sekarang
bersih yang negative kemungkinan besar tidak akan disetujui, bisa saja
“nekat†bahwa proyek tersebut harus diambil. Dalam beberapa kasus,
mereka mungkin membuat usulan tersebut menjadi menarik dengan cara
menyesuaikan estimasi awal, sehingga proyek tersebut memenuhi kriteria
numerik-mungkin dengan membuat estimasi yang optimistis atas pendapatan
penjualan atau dengan mengurangi penyisihan untuk kontijensi dalam
beberapa elemen biaya. Salah-satu tugas yang paling sulit dari analisis
proyek adalah untuk mendeteksi manipulasi semacam itu.
Model. Selain
model pembuatan anggaran modal yang mendasar, ada teknik-teknik
spesialisasi, seperti analisis risiko, analisis sensitivitas, simulasi,
perencanaan scenario, teori permainan, model penetapan harga opsi,
analisis klaim kontinjen, dan analisis diagram pohon untuk pengambilan
keputusan.
C. Menganalisis Program-program yang sedang berjalan
Selain
mengembangkan program-program baru, banyak perusahaan memiliki cara
yang sistematis untuk menganalisis program-program yang sedang berjalan.
Beberapa teknik analitis dapat membantu dalam proses ini. Bagian ini
menggambarkan analisis rantai nilai dan pertimbangan biaya berdasarkan
aktivitas.
1. Analisis Rantai Nilai
Rantai
nilai untuk perusahaan mana pun adalah sekelompok aktivitas yang
menciptakan nilai dan saling berhubungan yang menjadi bagiannya, dari
memperoleh bahan baku dasar untuk pemasok komponen sampai membuat produk
akhir dan mengantarkannya ke pelanggan akhir. Dari perspektif
perencanaan strategis, konsep rantai nilai menyoroti tiga bidang yang
potensial berguna:
1. Hubungan dengan pemasok
2. Hubungan dengan pelanggan
3. Hubungan proses di dalam rantai nilai dari perusahaan tersebut.
Hubungan dengan Pemasok
Hubungan
dengan pelanggan sebaiknya dikelola sedemikian rupa sehingga baik
perusahaan maupun pemasoknya sama-sama memperoleh manfaat. Mengambil
keuntungan dari kesempatan semacam itu dapat secara dramatis mengurangi
biaya, meningkatkan nilai, atau keduanya.
Contoh.
Ketika pengantaran coklat dalam jumlah besar dimulai dalam bentuk cair
dengan mobil tangki dan bukannya dalam bentuk batangan yang dicetak
seberat 10 pon, suatu perusahaan coklat menghilangkan biaya untuk
mencetak dan mengepak batangan-batangan coklat, sementara produsen
coklat menghemat biaya untuk membongkar dan melelehkan.
Hubungan dengan Pelanggan
Hubungan
dengan pelanggan juga dapat menjadi sama pentingnya seperti hubungan
dengan pemasok. Ada banyak contoh mengenai hubungan yang saling
menguntungkan antara perusahaan dengan pelanggannya.
Contoh.
Beberapa produsen wadah telah membangun fasilitas produksi dekat dengan
pabrik bir dan mengantarkan wadah melalui konveyor secara langsung ke
lini perakitan pelanggan. Hal ini menghasilkan pengurangan biaya yang
cukup signifikan, baik bagi produsen container maupun bagi pelanggan
mereka melalui percepatan transportasi dari wadah kosong, yang dilakukan
dalam jumlah besar dan berat.
Hubungan Proses dengan Rantai Nilai dari Perusahaan.
Analisis
rantai nilai secara eksplisit mengakui fakta bahwa aktivitas nilai
individual dalam perusahaan tidaklah independen tetapi saling
bergantung. Contoh. Di McDonald’s, penentuan waktu dari kampanye
promosi secara signifikan mempengaruhi utilisasi kapasitas produksi
(aktivitas nilai yang lain). Aktivitas yang berhubungan ini harus
dikoordinasikan untuk merealisasikan dampak penuh dari promosi.
Suatu
perusahaan mungkin ingin menganalisis hubungan proses di dalam rantai
nilai, mencari cara untuk meningkatkan efisiensinya. Tujuan keseluruhan
dari analisis ini adalah untuk memindahkan bahan baku pertama dari
pemasok, melalui produksi, dan ke pelanggan dengan biaya rendah, waktu
terpendek, dan kualitas yang dapat diterima.
Efisiensi
dari bagian desain rantai nilai dapat ditingkatkan dengan mengurangi
jumlah komponen terpisah dan meningkatkan kemudahan untuk
memproduksinya.
Contoh.
Produsen VCR jepang mampu mengurangi harga dari $ 1.300 pada tahun 1977
menjadi $ 295 pada tahun 1984 dengan cara menekankan pada dampak dari
langkah awal dalam rantai (desain produk) terhadap langkah selanjutnya
(produksi) dengan cara mengurangi secara drastic jumlah komponen dalam
VCR.
2. Perhitungan biaya Berdasarkan Aktivitas
Meningkatnya
komputerisasi dan otorisasi di pabrik-pabrik telah mengarah pada
perubahan-perubahan penting dalam sistem untuk mengumpulkan dan
menggunakan informasi biaya. Enam puluh tahun yang lalu, hampir semua
perusahaan mengalokasikan biaya overhead ke produk melalui tarif
overhead tingkat pabrik yang didasarkan pada jam atau dolar tenaga kerja
langsung. Sekarang, semakin banyak perusahaan mengumpulkan biaya yang
terkait dengan bahan baku (misalnya transportasi dan penyimpanan) secara
terpisah dari biaya produksi lainnya; dan mengumpulkan biaya produksi
untuk departemen individual, mesin individual, atau “selâ€
individual, yang terdiri dari sekelompok mesin yang melakukan
serangkaian operasi terkait atas suatu produk. Dalam pusat-pusat biaya
ini, biaya tenaga kerja langsung mungkin digabungkan dengan biaya-biaya
lain, sehingga menjadi biaya konversi-yaitu, biaya tenaga kerja dan
biaya overhead untuk mengoversi bahan baku dan komponen menjadi barang
jadi. Selain biaya koversi, sistem yang lebih baru ini juga membebankan
biaya R&D, biaya umum dan administratif, serta biaya pemasaran ke
produk. Sistem yang lebih baru ini juga menggunakan dasar alokasi yang
lebih dari satu. Dalam sistem yang lebih baru ini, kata aktivitas
seringkali digunakan dibandingkan dengan kata pusat biaya, dan pemicu
biaya lebih sering digunakan dibandingkan dengan kata dasar alokasi; dan
sistem biaya ini disebut dengan sistem perhitungan biaya berdasarkan
aktivitas (activity-based cost-ABC).
D. Proses Perencanaan Strategis
Dalam
suatu perusahaan yang beroperasi sesuai dengan tahun kalender, proses
perencanaan strategis dimulai pada musim semi dan diselesaikan pada
musim gugur, tepat sebelum pembuatan anggaran tahunan. Proses tersebut
melibatkan langkah-langkah berikut ini :
1. Meninjau dan memperbaharui rencana strategis dari tahun lalu
2. Memutuskan asumsi dan pedoman
3. Iterasi pertama dari rencana strategis baru
4. Analisis
5. Iterasi kedua dari rencana strategis baru
6. Meninjau dan Menyetujui
1. Meninjau dan memperbaharui rencana strategis dari tahun lalu
Selama
satu tahun, keputusan yang mengubah rencana strategis dibuat; manajemen
membuat keputusan kapan pun ada kebutuhan akan hal itu, dan bukan
sebagai respons terhadap terhadap jadwal yang telah ditentukan. Secara
konseptual, implikasi dari setiap keputusan untuk lima tahun ke depan
sebaiknya dimasukkan dalam rencana strategis segera setelah keputusan
tersebut dibuat. Jika tidak, rencana formal tersebut tidak lagi
mencerminkan jalan yang direncanakan akan diikuti oleh perusahaan.
Khususnya, rencana tersebut tidak mencerminkan dasar yang berlaku untuk
menguji usulan strategi dan program yang merupakan salah-satu nilai
utama rencana itu.
2. Memutuskan asumsi dan pedoman
Rencana
strategis yang telah diperbaharui memasukkan asumsi-asumsi luas seperti
pertumbuhan dalam Produk Domestik Bruto (PDB), pergerakan musiman,
tarif upah, tenaga kerja, harga-harga dari bahan baku penting, tingkat
bunga, harga jual, kondisi pasar seperti tindakan pesaing, dan dampak
dari undang-undang pemerintah di setiap Negara di mana perusahaan
beroperasi. Asumsi-asumsi ini diperiksa kembali dan jika diperlukan
diubah untuk memasukkan informasi paling akhir.
3. Iterasi Pertama dari Rencana Strategis
Menggunakan
asumsi, tujuan dan pedoman tersebut, unit bisnis dan unit operasi
lainnya membuat rangcangan pertama dari rencana strategis, yang mungkin
memasukkan rencana operasi yang berbeda dari yang dimasukkan dalam
rencana sekarang, seperti perubahan dalam taktik pemasaran; dengan
didukung alasan. Staf unit bisnis melakukan banyak pekerjaan analitis,
tetapi manajer unit bisnis membuat keputusan akhir. Bergantung pada
hubungan pribadi, karyawan unit bisnis dapat mencari saran dari staf
kantor pusat dalam pengembangan rencana-rencana ini. Anggota dari staf
kantor pusat sering kali mengunjungi unit bisnis selama proses ini
dengan tujuan untuk mengklarifikasi pedoman, asumsi, dan instruksi,
serta secara umum, untuk membantu dalam proses perencanaan
4. Analisis
Ketika
kantor pusat menerima rencana unit bisnis, kantor pusat
mengagregasikannya menjadi satu rencana strategis korporat secara
keseluruhan, Staf perencanaan dan pemasaran, produksi dan eksektif
fungsional lainnya di kantor pusat menganalisis rencana ini secara
mendalam. Unit bisnis X merencanakan taktik pemasaran baru; apakah
mungkin bagi bahwa penjualan yang dihasilkan akan sebesar seperti yang
diindikasikan pada rencana tersebut?
5. Iterasi Kedua dari Rencana Strategis
Analisis
dari penyerahan pertama mungkin memerlukan revisi rencana dari beberapa
unit bisnis saja, tetapi dapat juga mengarah pada perubahan dalam
asumsi dan pedoman yang mempengaruhi semua unit bisnis. Misalnya,
agregasi dari semua rencana mungkin mengindikasikan bahwa penurunan kas
akibat peningkatan persediaan dan pengeluaran modal lebih besar daripada
yang dapat ditoleransi perusahaan dengan aman; jika demikian, mungkin
ada kebutuhan untuk menunda pengeluaran di seluruh organisasi. Keputusan
ini mengarah pada revisi dari rencana.
6. Tinjauan dan Persetujuan Akhir
Suatu
pertemuan dengan pejabat-pejabat senior korporat umumnya mendiskusikan
rencana yang direvisi secara panjang lebar. Rencana tersebut juga
mungkin dipresentasikan pada suatu pertemuan dengan dewan direksi. CEO
memberikan persetujuan akhir,. Persetujuan tersebut sebaiknya dilakukan
sebelum awal dari proses pembuatan anggaran, karena rencana strategis
merupakan input yang penting bagi prose situ.
Referensi :
¡ Robert N.Anthony Vijay Govindarajan.â€Management Control System, penerbit Salemba Empat,2005.â€
¡ Anthony, Robert N. The Management Control Function. Boston: Harvard Business School Press, 1989.
¡ Kaplan, Robert, dan David Norton. Balanced Scorecard. Boston: Harvard Business School Press, 1996.